Como se preparar para a transformação digital da área tributária (Tax transformation)?

Por Willian Valentim

Consultor tributário, gerente da GAM Tax Intelligence e responsável por desenvolver projetos que geram valor ao cliente.

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A transformação digital é um tema que tem mudado o mercado, as pessoas, os produtos e serviços. Essa transformação tem o objetivo de criar tecnologias ou processos disruptivos para melhorar o desempenho, garantir resultados reais e impulsionar a experiência dos clientes com os produtos e serviços.

A Quarta Revolução Industrial (Industria 4.0) que se originou na Alemanha, já é uma realidade em grandes indústrias com a utilização de tecnologias para automação, troca de dados para redes inteligentes que podem controlar toda a cadeia de produção.

O termo 4.0 também tem se estendido para a área de backoffice das empresas, tais como: Finanças, Fiscal, Recursos Humanos e jurídico.

Da mesma forma, a Tax Transformation tem sido tema de debate em diversos Congressos e Fóruns Tributários, a fim de redesenhar qual a nova função dos departamentos e profissionais tributários dentro das empresas. No entanto, esse processo não é uma receita de bolo, mas é possível citar alguns passos que pode fomentar esse tema e trazer resultados importantes em suas empresas.

Segundo o último relatório Doing Business 2019 do Banco Mundial, no Brasil são necessárias 1958 horas para o atendimento de todas as obrigações tributárias, apresentando um ambiente hostil a novos negócios e investimentos, sendo esse um importante desafio aos profissionais tributário em fomentar e desenvolver a inteligência fiscal.

O início da transformação digital promovida pelo Fisco

Em 2019, o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) completou 12 anos e já é um leading case internacional de prestação de informação ao fisco.

A criação do SPED já foi uma transformação. Propôs ser um instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração contábil e fiscal dos empresários e das pessoas jurídicas, inclusive imunes ou isentas, mediante fluxo único, computadorizado, de informações.

O projeto SPED impôs as empresas a obrigatoriedade de possuir uma gestão mais eficiente sobre seus dados fiscais e contábeis de seus produtos, operações logísticas, dados de clientes e fornecedores.

Diante disso, se fez necessário o investimento em customizações ou implantações de novos sistemas, contratações / qualificações de profissionais e gastos em consultorias externas especializadas.

Os profissionais da área tributária tiveram que se adaptar ao primeiro grande choque cultural após a era dos sistemas integrados (ERP). O SPED elevou o nível de cruzamento das informações fiscais, contábeis e previdenciárias. Com as dores do processo, veio o desenvolvimento do senso crítico, maior agilidade na produção das informações e, consequentemente, melhor compreensão dos dados produzidos.

Com o melhor domínio dos dados inseridos no SPED, as organizações tiveram uma sensível melhoria nos processos, com mais celeridade na identificação de benefícios ou riscos fiscais. Apesar do investimento forçado através da imposição legal, ganhou o profissional e ganhou a empresa.

Por onde começar?

Para começar a pensar na transformação digital para a área tributária, as empresas e os profissionais envolvidos podem concentrar-se nestes três pontos:

1- Desenvolvimento Profissional para a Tax Transformation

As organizações são formadas por pessoas e, quanto mais eficientes elas forem, mais forte as empresas serão.

Portanto, sair da inércia e mudar o mindset (atitude mental de como lidamos com a vida) é um passo importante para os profissionais da área tributária superar os obstáculos mentais e de conhecimento. Assusta sair da zona de conforto, mas sabemos que mudar dói e não mudar pode doer mais ainda.

Recentemente, o Blog Impacta apresentou 8 habilidades mais buscadas pelas as empresas na era da transformação digital, que de certa forma é uma tendência de habilidades a serem procuradas nos profissionais de negócio tributário, tais como: foco no cliente, flexibilidade, comunicação, criatividade, colaboração, habilidade de empreender, capacidade de liderança e vontade de se atualizar.

Os profissionais que atuam na área tributária, normalmente possuem formação em administração, contabilidade, direito e economia com pouco enfoque multidisciplinar para a área de tecnologia, gerenciamento de projetos e processos. Portanto, esse é um desafio para esses profissionais acompanhar a transformação digital, uma vez que diariamente estão se deparando com diversos temas específicos de TI, tais como: Inteligência Artificial, Robotic Process Automation, Machine Learning, Rede Neurais, Business Intelligence, IoT-Internet das coisas, Blockchain, Algoritmo, Big Data, Cloud Computing, Dados Estruturados entre outros.

Outro desafio para os profissionais de negócio é a escolha do curso adequado para se qualificar para este cenário dinâmico, um mercado onde inúmeras instituições têm ofertado cursos presenciais e EAD, tem produzido cursos bons, porém, alguns não atendem as necessidades do mercado. A recomendação é pegar referências sobre o curso e a instituição para não correr o risco de realizar um investimento que não será agregador para você.

Esses profissionais de negócios, precisam estar preparados para atuar em equipes squads, composta por pequenos times multidisciplinares que tem um objetivo específico, autonomia para tomar decisões e contato direto com os stakeholders. Desta forma, sua especialização em sua própria área de negócio e bons conhecimentos de temas e estrutura de tecnologia e processos são essenciais para começar a pensar no resultado esperado.

Um caminho importante para acompanhar a tendência digital é constantemente ler artigos de especialistas, participar de debates em fóruns, congressos e webinars, acompanhar profissionais e empresas especializadas nessas tecnologias, bem como efetuar cursos em diversas plataformas (E.g. Cousera, Udemy) para construir um background sobre esse tema e poder acompanhar e identificar as melhores soluções aplicáveis para seus processos e negócios.

Para gestores, criar grupos internos de debates com encontros periódicos para compartilhamento de conhecimentos e novas soluções de players do mercado é uma ótima ferramenta para fomentar o espírito inovador aos demais colaboradores.

2. Mapeamento dos processos

Uma das chaves da transformação é o mapeamento dos processos. Em nossos trabalhos de consultoria temos nos deparados com diversos pontos que permitem uma revisitação nos processos realizados pelas empresas. A transformação é a melhoria contínua do processo, com ou sem tecnologia. Acreditamos que o profissional tributário precisa conhecer mais dos processos das empresas desde a aquisição das mercadorias até a efetivação da venda, observa-se que muitas empresas não possui o mapeamento adequado, sendo essa informação importante em um mercado corporativo onde o conhecimento dos fluxos e fenômenos são essenciais para gerenciamento, otimização e redução de riscos.

Em muitos casos, os processos existem de forma descentralizada, sem o mapeamento adequado, responsabilidades estabelecidas, definição de áreas estratégicas e mensuração dos trabalhos realizados e sem KPI’s adequados.

O mapeamento dos processos, também proporciona ser uma ferramenta onde todos os profissionais da empresa podem acessar, explorar e propor melhorias para geração de valor.

Por meio desse mapeamento, é possível verificar os pontos fortes e fracos, como também identificar quais soluções de inteligência fiscal e outras de transformação digital são possíveis embarcar, a fim de aumentar a performance e melhorar a eficiência dos resultados.

3. Conhecendo as soluções de Inteligência Fiscal

O profissional tributário precisa acompanhar as ferramentas disponíveis ou em desenvolvimento para verificar a possibilidade de trazer novas opções para a empresa. Citamos, a título de exemplo, algumas ferramentas disponíveis no mercado que podem ajudar sua empresa na busca por mais eficiência:

RPA (Robotic Process Automation): São soluções de automação de processos através de robôs programados para executar tarefas repetitivas que eram executadas por colaboradores, com o objetivo de redução de erros, padronização e aumento da velocidade dos processos, proporcionando aos colaboradores mais tempo para as atividades estratégicas das empresas. Exemplos de automação: Conciliação e reconciliação Fiscal, Cadastramento de fornecedores, Faturamento, Registro de Notas fiscais e Preenchimento de guias de impostos).

IA (Inteligência Artificial): Esta solução tem como o objetivo capacitar o robô ou sistema a pensar, apreender e tomar decisões sem a intervenção humana. Este tipo de tecnologia ainda não está disponível para a maioria das empresas.

Sistema de Motor de Cálculo: Existem diversas soluções no mercado que oferece as empresas um software de compliance fiscal que efetua o acompanhamento das alíquotas e regras de cálculo dos principais impostos (e.g.: ICMS, ICMS ST, IPI, PIS e COFINS). Desta forma, as empresas têm a segurança que as alíquotas de impostos incidentes sobre seus produtos e operações estão em compliance com a legislação vigente.

Sistema de Auditoria Fiscais: Estas soluções de inteligência fiscal, já estão a algum tempo no mercado e proporciona a própria empresa a verificação dos arquivos digitais e o cruzamento eletrônico dos dados da mesma forma com que o Fisco busca irregularidades. Desta forma, é possível minimizar riscos fiscais com divergências de dados entre as obrigações acessórias.

Sistema de Agenda e Guarda de documentos Fiscais: São soluções que visa o gerenciamento centralizado de todos os arquivos e recibos de obrigações fiscais, como documentos também outros documentos inerente a atividades das empresas, proporcionando um maior controle de seus documentos, vencimentos e pendências mitigando riscos e funcionando como ferramenta suporte para processos de fiscalização e auditorias.

Conclusão

O tema Tax Transformation está em evidência no mercado e realmente está trazendo um desafio para as empresas e seus profissionais tributários conhecer as principais tecnologias de inteligência fiscal e players do mercado.

Atualmente o budget em transformação digital das empresas, está voltado as soluções que melhore a experiência do cliente com seus produtos e serviços. Desta forma, as áreas de backoffice ficam como uma segunda opção no processo de inovação.

Entretanto, com o mapeamento dos processos, é possível identificar soluções de transformação digitais que podem ser embarcadas, dando preferência aos processos que possuem maiores ocorrências e riscos fiscais, uma vez que a execução humana ineficiente pode trazer risco ao negócio. Além disso, identificar oportunidades tributarias com mapeamento de processos, pode proporcionar ganho ao negócio, pela a utilização de um benefício fiscal ou mitigação dos riscos em seus negócios.

Como se preparar para a transformação digital da área tributária (Tax transformation)?