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Foi instituído e regulamentado o Sistema Eletrônico de Informações – SEI, que consiste em um sistema de gestão de processos, documentos eletrônicos e informações administrativas, que possibilita a produção, edição, assinatura, trâmite, armazenamento de documentos na forma eletrônica, disponível para usuárias e usuários internos e externos, no âmbito da Defensoria Pública de Mato Grosso do Sul


RESOLUÇÃO DPGE N. 279/2022, DE 03 DE JUNHO DE 2022.Instituir e regulamentar, no âmbito da Defensoria Pública de Mato Grosso do Sul, oSistema Eletrônico de Informações – SEI.A DEFENSORA PÚBLICA-GERAL DO ESTADO DE MATO GROSSO DO SUL, no uso das atribuiçõesinstitucionais que lhe confere os incisos II, V e XIV do artigo 16, da Lei Complementar Estadual nº 111, de 17 deoutubro de 2005, ouvido o Conselho Superior da Defensoria Pública, em reunião realizada no dia 29 de abrilde 2022, Ata n. 1.630;CONSIDERANDO a cedência gratuita pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) do SistemaEletrônico de Informações (SEI);CONSIDERANDO o art. 5º, inciso LXXVIII, da Constituição Federal, que assegura a todos, no âmbitojudicial e administrativo, a razoável duração do processo e os meios que garantam a celeridade de sua tramitação;CONSIDERANDO a garantia do acesso à informação aos cidadãos como instrumento de transparênciaativa e fortalecimento do controle social;CONSIDERANDO a necessidade de incorporação dos recursos de tecnologia da informação aostrâmites processuais administrativos, objetivando maior eficiência na gestão pública, observados os requisitos detransparência, economicidade, celeridade, segurança e autenticidade dos documentos administrativos em meioseletrônicos;CONSIDERANDO a necessidade de virtualização dos processos administrativos no âmbito daDefensoria Pública e da normatização de seu trâmite;RESOLVE:Art. 1º Instituir, no âmbito da Defensoria Pública de Mato Grosso do Sul, o Sistema Eletrônico deInformações (SEI), como sistema oficial de informações, documentos e gestão de processos administrativos,regulamentando as normas para sua utilização.CAPÍTULO IDAS DISPOSIÇÕES INICIAIS E DA ADMINISTRAÇÃO DO SISTEMAArt. 2º O SEI é um sistema de gestão de processos, documentos eletrônicos e informaçõesadministrativas, que possibilita a produção, edição, assinatura, trâmite, armazenamento de documentos na formaeletrônica, disponível para usuárias e usuários internos e externos, no âmbito da Defensoria Pública de MatoGrosso do Sul.Art. 3º Para fins desta Resolução consideram-se os seguintes termos e definições:I - acesso externo: recurso do SEI que permite oferecer à usuária ou ao usuário externo do sistemao acesso a partes ou à íntegra de processo, por período determinado;II - anexação de processos: união definitiva de um ou mais processos a outro processo, consideradoprincipal, desde que pertencentes a mesma parte interessada ou tratem do mesmo assunto;III - arquivo externo: arquivo de documentos intermediários e permanentes não gerados no SEI, ouseja, que forem objeto de digitalização e captura;IV - assinatura eletrônica: registro realizado eletronicamente por usuária ou usuário identificado demodo inequívoco, de uso pessoal e intransferível, para assinar documento eletrônico ou digital, e ocorrerá pelasseguintes formas:a) assinatura cadastrada: mediante login e senha de acesso da usuária ou do usuário;b) assinatura digital certificada: baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadoracredenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras - ICP-Brasil.V - atividade de protocolo: conjunto de operações que visam o controle dos documentos produzidosinternamente e recebidos externamente, assegurando sua localização, recuperação e acesso, tais como:recebimento, classificação, registro, distribuição, digitalização, tramitação interna e externa;VI - autenticação: declaração de autenticidade de um documento arquivístico, resultante doacréscimo, diretamente no documento, de elemento de verificação ou da afirmação por parte de pessoa investidade autoridade para tal;VII - base de conhecimento: funcionalidade do SEI destinada à inserção de orientações, definições eexigências necessárias para a correta instrução de um ou mais tipos de processos;VIII - bloco de assinatura: recurso do SEI que permite o agrupamento de documentos para assinaturaem lote por usuária ou usuário de uma ou mais unidades;IX - captura para o SEI: conjunto de operações que visam ao registro, à classificação, à atribuição deinformações estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessaros documentos digitais ao longo do tempo e à anexação de documento arquivístico digital no SEI;X - categorias de acesso: forma de controle de acesso a documentos e a processos eletrônicos noSEI, classificados quanto ao nível de acesso público, restrito ou sigiloso, nos termos da legislação vigente;XI - certificado digital: É um produto que permite a identificação segura e inequívoca da parte autorade uma mensagem ou transação feita em meios eletrônicos. Esse documento eletrônico é gerado e assinado poruma terceira parte confiável, ou seja, uma Autoridade Certificadora (AC);XII - código CRC (Cyclic Redundancy Check): código que garante a autenticidade de um documentoassinado eletronicamente no SEI, constante em sua declaração de autenticidade;XIII - código de classificação de documentos de arquivo: instrumento de trabalho utilizado paraclassificar por assunto todo e qualquer documento produzido ou recebido, com o objetivo de agrupar os documentossob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas coma avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos;XIV - credencial de acesso à informação classificada: credencial gerada no âmbito do SEI que permiteacesso a processo sigiloso à usuária ou ao usuário interno em razão de suas atribuições, sendo validada com aconfirmação de vinculação da usuária ou do usuário ao setor;XV - credenciamento de acesso: cadastro prévio para utilização do SEI;XVI - digitalização: conversão da fiel imagem de um documento para código digital;XVII - dígito verificador: algarismos de controle utilizados como mecanismo de autenticação paraverificar a validade e a autenticidade dos números dos processos;XVIII - documento arquivístico: aquele produzido e recebido por pessoa física ou jurídica, emdecorrência do exercício de funções e atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou anatureza dos documentos;XIX - documento eletrônico ou digital: é o documento arquivístico armazenado sob a forma eletrônicae codificado em dígitos binários, podendo ser:a) nato digital: produzido originariamente em meio eletrônico;b) digitalizado: obtido a partir da conversão de um documento em suporte físico não digital, gerando uma fielrepresentação em código digital.XX - documento externo: documento digital de origem externa ao SEI-DPMS, ou seja, não produzidodiretamente no sistema;XXI - documento interno: documento produzido no âmbito do SEI-DPMS;XXII - documento permanente: documento de valor histórico, probatório e informativo, que deve serdefinitivamente preservado;XXIII - documento preparatório: documento formal utilizado como fundamento da tomada de decisãoou de ato administrativo, a exemplo de parecer, nota técnica e informe;XXIV - informação de caráter restrito: é a condição inerente aos dados, informações, conhecimentos,áreas, instalações e materiais que necessitam de medidas especiais de proteção, por representarem valor essencialpara a missão e a imagem institucional, ou, ainda, quando se revestir de fundamento para a tomada de decisãoou de ato administrativo, a exemplo do documento preparatório;XXV - informação pessoal: informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável,relativa à intimidade, vida privada, honra e imagem;XXVI - informação sigilosa: submetida temporariamente a restrição de acesso público em razão dehipótese legal de sigilo, subdividida em:a) classificada: em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado, aqual é atribuído grau de sigilo reservado, secreto ou ultrassecreto;b) não classificada: informações pessoais e aquelas não imprescindíveis para a segurança dasociedade e do Estado abrangidas pelas demais hipóteses legais de sigilo.XXVII - módulo de peticionamento eletrônico SEI: ferramenta de envio de documentos digitaisexecutada diretamente por usuária ou usuário externo previamente cadastrado a fim de formar novo processoou compor processo já existente por meio de formulário disponibilizado diretamente no SEI relativos a atosadministrativos;XXVIII - nível de acesso: forma de controle de acesso de usuárias e usuários a processos e documentosno SEI, quanto à informação neles contida, segundo as seguintes regras:a) público: acesso irrestrito e visível a todas as usuárias e usuários, inclusive pelo público externo;b) restrito: acesso limitado às usuárias e usuários das unidades em que o processo esteja aberto oupor onde tramitou; e,c) sigiloso: acesso limitado às usuárias e usuários que possuem credencial de acesso SEI sobre oprocesso;XXIX - número do documento: código numérico sequencial estabelecido de forma manual ouautomática para cada documento;XXX - número SEI: código numérico, próprio do SEI, sequencial gerado automaticamente paraidentificar única e individualmente cada documento dentro do sistema;XXXI - perfil: define quais direitos e permissões tem a usuária ou o usuário do sistema;XXXII - processo eletrônico: conjunto de documentos e atos processados, armazenados edisponibilizados por meio eletrônico;XXXIII - processo principal: processo que, pela natureza de sua matéria, poderá exigir a anexaçãode um ou mais processos como complemento ao seu andamento ou decisão;XXXIV - protocolo digital: ferramenta de envio de documentos digitais executada diretamente porusuária ou usuário externo previamente cadastrado a fim de formar novo processo ou compor processo jáexistente por meio de formulário específico disponibilizado diretamente no sistema;XXXV - reconhecimento óptico de caracteres (OCR): técnica de conversão de um objeto digital doformato de imagem para o formato textual de forma a permitir, por exemplo, pesquisa no conteúdo do texto;XXXVI - relacionamento de processos no SEI: funcionalidade utilizada para agrupar processos quepossuam alguma ligação entre si;XXXVII - SEI-DPMS: Sistema Eletrônico de Informações da Defensoria Pública de Mato Grosso doSul;XXXVIII - sobrestamento de processo: interrupção formal do seu andamento, em razão dedeterminação existente no próprio processo ou em outro;XXXIX - tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo: instrumento que determinaos prazos de guarda ou eliminação de documentos de arquivo;XL - unidade: designação genérica que corresponde a cada uma das divisões ou subdivisões daestrutura organizacional da Defensoria Pública;XLI - unidade detentora do processo: unidade(s) na(s) qual(is) o processo está aberto e passível deinserção de novos documentos;XLII - usuário interno colaborador: usuária ou usuário interno com permissão temporária, estagiária,estagiário, bolsista, menor aprendiz, ou equivalente, cujo cadastramento for solicitado pelo responsável pelaunidade;XLIII - usuário interno: toda servidora ou servidor ativo da Defensoria Pública;XLIV - usuário externo: pessoa física ou jurídica externa à Defensoria Pública que, mediante cadastroprévio, está autorizada a ter acesso ao Protocolo Digital/Peticionamento Eletrônico para a prática de atosprocessuais em nome próprio ou na qualidade de representante de pessoa jurídica ou de pessoa física.Art. 4º A autuação de processo no âmbito da Defensoria Pública, dar-se-á, por meio do SEI,obedecidos os seguintes prazos:I - até 1º de setembro de 2022, a autuação dos processos poderá ser de forma física ou digital (SEI),sendo que após referida data, será exclusivamente pelo SEI;II - no prazo de 10 (dez) meses, a contar da publicação da presente Resolução, todos os processosem trâmite na Defensoria Pública deverão estar digitalizados e tramitar virtualmente.§ 1º A exceção ao inciso I ocorrerá nas situações em que o procedimento eletrônico decorrerde indisponibilidade técnica do meio eletrônico, atestada pela Secretaria de Tecnologia da Informação, cujoprolongamento cause dano relevante à celeridade do processo.§ 2º No caso da exceção prevista no parágrafo anterior, os atos processuais poderão ser praticadossegundo as regras aplicáveis aos processos físicos, e os documentos do processo correspondente deverãoser digitalizados e incluídos no SEI pela unidade recebedora, no prazo de 5 (cinco) dias úteis contados dorestabelecimento do sistema.§ 3º Caso não seja possível o cumprimento do prazo fixado no inciso II, o setor responsável peladigitalização e trâmite virtual dos processos apresentará justificativa e solicitará prorrogação de prazo, que serádecidido pela Defensoria Pública-Geral.Art. 5º Os documentos em tramitação no âmbito da Defensoria Pública deverão ser elaborados nopróprio SEI exceto aqueles que:I - não constam na relação de tipos de documento do sistema;II - sejam elaborados por pessoa que não compõe as unidades/órgãos da Defensoria Pública.Parágrafo único. Os documentos relacionados nos incisos deste artigo deverão ser digitalizados eincluídos no SEI, e tipificados como “documento externo. ”Art. 6º As solicitações de inclusão, alteração, substituição e supressão de informações necessáriasà utilização do sistema para inicialização de processo, inclusão e elaboração de documentos e informações noSEI, devem ser encaminhadas formalmente à Defensoria Pública-Geral, que determinará as providências junto àSecretaria de Tecnologia da Informação.CAPÍTULO IIDOS ACESSOSArt. 7º O acesso ao sistema será por meio de login e senha utilizados para acessar o sistema SEI,que ficará disponível no sítio eletrônico da Defensoria Pública, https://www.defensoria.ms.def.br.Art. 8º O acesso pela usuária ou usuário interno dar-se-á de acordo com a unidade administrativana qual esteja lotado.§ 1º A titular ou o titular de unidade superior poderá ter acesso às unidades que lhe são hierarquicamentesubordinadas.§ 2º A titular ou o titular de unidade poderá solicitar e autorizar o acesso de usuárias e usuários àsunidades das quais é responsável e àquelas que lhes são hierarquicamente subordinadas.§ 3º Uma usuária ou um usuário poderá estar associado a mais de uma unidade no SEI, desde quea pessoa responsável pela unidade solicite sua inclusão.§ 4º A alteração de lotação da usuária ou do usuário interno implicará na atualização de sua unidadeadministrativa no SEI.Art. 9º O acesso será autorizado mediante o preenchimento de Termo de Acesso e Responsabilidade- Anexo I, assinado pela usuária, usuário, titular da unidade ou a pessoa responsável por esta.Parágrafo único. O Termo de Acesso e Responsabilidade deverá ser enviado à Administração Superiorpara encaminhamento à Secretaria de Tecnologia da Informação.CAPÍTULO IIIDAS USUÁRIAS E DOS USUÁRIOSArt. 10. A usuária e o usuário poderão iniciar e tramitar processos, bem como incluir, gerar e assinardocumentos no âmbito do SEI, de acordo com suas competências funcionais e seu perfil de acesso, delimitadopela pessoa responsável pelo setor.§ 1º Estagiárias, estagiários, voluntárias, voluntários, colaboradoras e colaboradores não poderãoassinar documentos no âmbito do SEI.§ 2º O cadastro e inativação das pessoas constantes do § 1º será realizado mediante solicitação dapessoa responsável pelo setor, que se responsabilizará subsidiariamente pelas suas ações no âmbito do sistema.§ 3º Nos casos em que for necessária a assinatura das pessoas constantes do § 1º no SEI, deveráser realizada a assinatura como usuária ou usuário externo.Art. 11. A usuária ou o usuário interno será descredenciado do SEI nos seguintes casos:I - alteração de exercício para outro órgão público, sendo o acesso reativado em caso de retorno;II - desligamento; eIII - falecimento.Art. 12. São responsabilidades da usuária ou do usuário interno:I - manter o sigilo da senha, que é pessoal e intransferível, não cabendo, em qualquer hipótese, aalegação de uso indevido;II - consultar diariamente o SEI, a fim de verificar o recebimento de processos administrativoseletrônicos; eIII - não divulgar indevidamente as informações restritas e sigilosas a que tiver acesso em função deseu credenciamento no SEI, sob pena de responsabilização;IV - não realizar atividade de tratamento de dados pessoais fora das finalidades institucionais;Art. 13. A usuária e o usuário externo poderão acessar processos e assinar documentos internos nosistema cujo acesso for autorizado pela Defensoria Pública-Geral.Art. 14. O cadastro como usuária ou usuário externo é ato pessoal, intransferível e indelegável e darse-á a partir de solicitação efetuada por meio de formulário eletrônico disponível em página própria no Portal daDefensoria Pública, com o encaminhamento de documentos para o registro cadastral.§ 1º Os dados, informações e eventuais documentos apresentados digitalmente no registrocadastral são de responsabilidade da pessoa interessada, que responderá nos termos da legislação civil, penal eadministrativa por eventuais inconsistências ou fraudes.§ 2º Caso entenda necessário, a Defensoria Pública poderá solicitar documentação complementarpara a efetivação do cadastro.§ 3º O resultado da análise da documentação será informado à usuária ou ao usuário por mensagemeletrônica.Art. 15. A autorização para o credenciamento de usuária ou usuário externo SEI será indeferida noscasos de descumprimento de prazos ou de não atendimento às exigências de apresentação de documentação.Art. 16. Havendo indício de irregularidade, a qualquer momento, a usuária ou o usuário externopoderá ter a liberação cancelada ou o cadastramento desativado.Art. 17. O cadastro de representantes como usuária ou usuário externo é obrigatório para:I - pessoas naturais ou jurídicas que participem, em qualquer condição, de processos administrativosjunto à Defensoria Pública; e,II - fornecedores que tenham ou pretendam celebrar contrato de fornecimento de bens ou serviçoscom a Defensoria Pública, ressalvados os casos em que a Defensoria Pública figure como usuária de serviçopúblico.Art. 18. O cadastro importará na aceitação de todos os termos e condições que regem o processoeletrônico na Defensoria Pública, conforme previsto nesta Resolução e demais normas aplicáveis, habilitando ausuária e o usuário externo a:I - acompanhar os processos em que peticionar ou aos quais lhe tenha sido concedido acesso externo;II - assinar contratos, convênios, termos, acordos e outros instrumentos congêneres celebrados coma Defensoria Pública;III - peticionar eletronicamente documentos para juntada em processos;IV - ser intimada ou intimado quanto a atos processuais ou para apresentação de informações oudocumentos complementares;V - solicitar vista de documentos com restrição de acesso, no qual seja comprovadamente parteinteressada.Parágrafo único. O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade daparte interessada, que responderá nos termos da legislação civil, penal e administrativa por eventuais fraudes.Art. 19. São deveres da usuária ou do usuário externo:I - o sigilo de sua senha de acesso, não sendo admissível, em qualquer hipótese, alegação de usoindevido;II - a conformidade entre os dados informados no formulário eletrônico de peticionamento e aquelescontidos no documento enviado, incluindo o preenchimento dos campos obrigatórios e anexação dos documentosessenciais e complementares;III - a atualização de seus dados cadastrais;IV - a realização, por meio eletrônico, de todos os atos e comunicações processuais entre a DefensoriaPública, a usuária ou o usuário ou a entidade porventura representada, não sendo admitidas a celebração de atospor meio diverso, exceto quando houver inviabilidade técnica ou indisponibilidade do meio eletrônico;V - a observância de que os atos processuais em meio eletrônico se consideram realizados no dia ena hora do recebimento pelo SEI, considerando-se tempestivos os atos praticados até às 23 horas e 59 minutose 59 segundos do último dia do prazo, conforme horário de Brasília, independentemente do fuso horário no qualse encontre a usuária ou o usuário externo;VI - a confecção da petição e dos documentos digitais em conformidade com os requisitos estabelecidospelo sistema, no que se refere ao formato e ao tamanho dos arquivos transmitidos eletronicamente;VII - a conservação dos originais em papel de documentos digitalizados enviados por meio depeticionamento eletrônico até que decaia o direito da Administração de rever os atos praticados no processo, paraque, caso solicitado, sejam apresentados à Defensoria Pública para qualquer tipo de conferência;VIII - a verificação e guarda, por meio do recibo eletrônico de protocolo, do recebimento das petiçõese dos documentos transmitidos eletronicamente;IX - a consulta periódica ao controle de acesso externo e ao endereço de e-mail cadastrado, a fim deverificar o recebimento de comunicações eletrônicas relativas a atos processuais;X - assegurar as condições de sua rede de comunicação, o acesso a seu provedor de internet e aconfiguração do computador utilizado nas transmissões eletrônicas;XI - a observância dos relatórios de interrupções de funcionamento previstos no art. 91 e seguintesdesta Resolução e o acompanhamento da divulgação dos períodos em que os sistemas não estiverem emfuncionamento em decorrência de manutenções programadas ou eventual indisponibilidade técnica.§ 1º A não obtenção do cadastro como usuária ou usuário externo, bem como eventual erro detransmissão ou recepção de dados não imputáveis a falhas do SEI ou de sistema integrado, não servirão deescusa para o descumprimento de obrigações e prazos.§ 2º Eventuais falhas na comunicação de atos oficiais ocorridas em função de informações cadastraisdesatualizadas serão de inteira responsabilidade das usuárias e dos usuários.Art. 20. A partir do cadastro da usuária e do usuário externo, as comunicações de atos processuaisnos procedimentos em trâmite na Defensoria Pública serão efetuadas por meio eletrônico.§ 1º As comunicações de atos processuais destinadas a usuárias e usuários externos, que não tenhamefetuado cadastro no SEI, serão realizadas por via postal, com aviso de recebimento - AR, ou, pessoalmente,através de servidora ou servidor da Defensoria Pública, contendo instruções referentes ao cadastramento para acontinuidade das tratativas em meio eletrônico.CAPÍTULO IVDAS RESPONSABILIDADES DAS USUÁRIAS E DOS USUÁRIOSArt. 21. O cadastro da usuária e do usuário condiciona-os à aceitação e utilização do SEI-DPMS,conforme regras que disciplinam o uso do sistema.Art. 22. Todo processo iniciado, documentos incluídos ou gerados, assinaturas e informações incluídas,excluídas ou canceladas no sistema são de responsabilidade civil, penal e administrativa de suas signatárias eseus signatários.Art. 23. É de responsabilidade da usuária e do usuário:I - registrar todas as atividades de gestão documental no SEI;II - cumprir os deveres legais referentes ao acesso à informação e à proteção da informação sigilosa,pessoal ou com algum outro grau de sensibilidade;III - acessar e utilizar as informações do sistema no estrito cumprimento de suas atribuiçõesprofissionais;IV - acessar rotineiramente o sistema executando as atividades sob sua responsabilidade e as quelhes são atribuídas;V - manter sigilo da senha relativa à assinatura eletrônica;VI - manter a cautela necessária na utilização do Sistema, a fim de evitar que pessoas não autorizadastenham acesso às informações do Sistema;VII - encerrar a sessão de uso do SEI sempre que se ausentar do computador, garantindo aimpossibilidade de uso indevido das informações por pessoas não autorizadas;VIII - responder pelas consequências decorrentes das ações ou omissões que possam pôr em riscoou comprometer a exclusividade de conhecimento de sua senha ou dos atos do processo para as quais estejahabilitado;IX - comunicar à Secretaria de Tecnologia da Informação toda e qualquer mudança percebida emprivilégios, inferiores ou superiores, de acesso ao sistema de disponibilização para alteração de documentos eprocessos estabelecidos para seu perfil.Parágrafo único. O disposto no inciso IX deste artigo não afasta a responsabilidade das titulares edos titulares das respectivas unidades que não comunicarem ou alterarem os perfis e a lotação das servidoras edos servidores, conforme o caso.Art. 24. Presumir-se-ão de autoria da usuária ou do usuário os atos praticados com lastro em suaidentificação e senha pessoal.Parágrafo único. A prática de atos assinados eletronicamente implica a aceitação das normasregulamentares sobre o assunto e a responsabilidade da usuária ou do usuário pela utilização indevida daassinatura eletrônica.CAPÍTULO VDOS PERFISArt. 25. Caberá à Secretaria de Tecnologia da Informação atribuir os perfis de acesso ao SEI, assimcomo suas funcionalidades, de acordo com os limites estabelecidos pela Administração Superior.Art. 26. O SEI estará disponível no âmbito da Defensoria Pública, com no mínimo, os seguintes perfis:I - Administrador ou Administradora Geral, responsável por criar, parametrizar, cadastrar edescadastrar:a) as unidades administrativas;b) as usuárias e os usuários internos;c) os tipos de processos;d) os tipos de documentos;e) os padrões oficiais de documentos;f) as classificações arquivísticas;g) as hipóteses legais de sigilo de informações; eh) as demais funções de gerenciamento do Sistema.II - Administrador ou Administradora de Hierarquia, responsável por:a) incluir as qualificações de assinaturas de sua unidade;b) assegurar o descredenciamento das usuárias e dos usuários que não estejam em exercício naunidade;c) decidir sobre as permissões de acesso aos processos e orientar a usuária ou o usuário externopara utilizar o SEI;d) reordenar os documentos na árvore do processo;e) manter atualizados os dados cadastrais da unidade;f) desanexar processos anexados em sua unidade;g) sobrestar processo; eh) solicitar a criação ou alteração de tipo de processo.III - Coordenador ou Coordenadora de Unidade: usuária ou usuário com permissão para configuraritens de negócio do sistema, referentes ao seu órgão/entidade;IV - Básico: destinado às usuárias e aos usuários que executem atividades de criação, instrução etramitação de processos, bem como produção e assinatura de documentos;Parágrafo único. Os perfis e suas funcionalidades podem ser mudados a qualquer tempo, conformea necessidade de cada unidade e usuária ou usuário, desde que em consonância com esta Resolução.CAPÍTULO VIDAS UNIDADES DE ACESSOArt. 27. A atribuição do perfil de acesso de usuária ou usuário sempre é vinculada à(s) sua(s)unidade(s) de trabalho.Art. 28. No caso de transferência de lotação da servidora ou do servidor para nova unidade, apessoa responsável pelo setor é a autoridade competente para solicitar a definição de novo perfil de acesso e/oualteração de unidade de lotação, compatibilizando as novas atribuições da usuária ou do usuário.Parágrafo único. A realocação de usuária ou usuário em nova unidade implicará na perda de seusacessos anteriores, salvo no caso de associação da usuária ou do usuário a mais de uma unidade, caso em que ainformação deverá estar consignada no Termo de Acesso e Responsabilidade – Anexo I.Art. 29. A Defensoria Pública-Geral ou a Secretaria de Gestão de Pessoal deverá solicitar a revogaçãodo perfil de acesso da usuária ou do usuário que interromper ou suspender seu vínculo com a Defensoria Pública.CAPÍTULO VIIDO PROCESSO ELETRÔNICOArt. 30. O procedimento de início, trâmite e recebimento de processos e documentos, no âmbitoda Defensoria Pública, independentemente da natureza do suporte que os contém, deve observar o disposto nalegislação aplicável, ressalvados os requisitos específicos ao meio eletrônico estabelecidos nesta Resolução.Art. 31. O início do processo deve ser feito observando-se os princípios legais, administrativos eéticos dispensados ao tipo de processo, devendo a servidora ou o servidor manter absoluta discrição com relaçãoà informação nela contida.Art. 32. O processo pode ser iniciado pela autoridade competente ou a pedido da parte interessada,devendo ser incluído no processo os documentos e informações necessárias à decisão da autoridade administrativa.Art. 33. O início do processo deve seguir adequada e necessária instrução processual, com o objetivode favorecer sua análise, devidamente acompanhada do formulário específico ou padrão, quando for o caso,preenchido e assinado pela parte requerente.Art. 34. O processo eletrônico dispensa a realização de procedimentos formais típicos de processos emsuporte físico, tais como capeamento, criação de volumes, numeração de folhas, juntada de folhas de informação,carimbos e aposição de etiquetas.Art. 35. O processo eletrônico no SEI deve ser gerado e mantido de forma a permitir sua eficientelocalização e controle, mediante o preenchimento dos campos próprios do sistema, observados os seguintesrequisitos:I - ser formado de maneira cronológica, lógica e sequencial da documentação;II - possibilitar a consulta a conjuntos segregados de documentos, ressalvados os processos físicosjá existentes que forem digitalizados e convertidos em processo eletrônico;III - possibilitar a vinculação entre processos;IV - observar a publicidade das informações como preceito geral e o sigilo, como exceção;V - ter o nível de acesso dos documentos individualmente atribuído, quanto à informação nelescontida, como público, restrito ou sigiloso, sendo possível sua ampliação ou limitação, sempre que necessário;VI - formato integralmente eletrônico, ressalvada a hipótese do art. 42 e § 6º do art. 48 destaResolução.Art. 36. Serão admitidos em suporte físico:I - documentos administrativos encaminhados por outros órgãos públicos, que ainda não utilizemsistemas/processos eletrônicos;II - demais documentos se houver inviabilidade do meio eletrônico cujo prolongamento cause danorelevante à celeridade ou à instrução do processo declarada pela autoridade competente.Parágrafo único. Somente será considerada indisponibilidade ou inviabilidade técnica prolongada aespecificada no art. 91.Art. 37. A consulta aos documentos sobre os quais não incorra qualquer tipo de restrição de acessoocorrerá a qualquer momento e sem necessidade de cadastramento, diretamente na página de consulta processualdo SEI disponível no Portal da Defensoria Pública na internet.Parágrafo único. Os requerimentos de vista ou de cópia de documentos sobre os quais não incorraqualquer tipo de restrição de acesso ou aos quais a parte interessada já possua acesso diretamente pelo sistemaserão indeferidos e não suspenderão o prazo de defesa, interposição de recurso administrativo ou pedido dereconsideração, ou apresentação de qualquer outra manifestação.Art. 38. A titular ou o titular da unidade administrativa é a pessoa responsável pelo processo eletrônicoaberto na unidade que é titular, podendo delegar essa responsabilidade ou determinar que deleguem, medianteato formal ou registro da delegação no sistema através da funcionalidade “Atribuir” ou “Atualizar Andamento”.Parágrafo único. Toda pessoa que seja titular de unidade ou sua substituta deverá possuir acessoao sistema e acessá-lo rotineiramente, tomando as providências competentes da unidade sobre cada processo.CAPÍTULO VIIIDOS DOCUMENTOSArt. 39. Todos os documentos encaminhados através do Protocolo Digital e do Módulo de PeticionamentoEletrônico SEI integrarão processos eletrônicos.§ 1º A plataforma SEI será o único repositório documental utilizado pela Defensoria Pública paraarmazenamento dos processos eletrônicos.§ 2º Os documentos nato-digitais juntados aos processos eletrônicos com garantia de origem, naforma estabelecida nesta Resolução, serão considerados originais para todos os efeitos legais.§ 3º As usuárias e os usuários externos poderão enviar documentos digitais por meio do ProtocoloDigital e do Módulo de Peticionamento Eletrônico SEI, sendo que os documentos digitalizados terão valor de cópiasimples.§ 4º A apresentação dos originais dos documentos digitalizados enviados na forma do § 2º seránecessária somente quando a regulamentação ou a lei expressamente o exigir ou nas hipóteses previstas nos §§5º e 6º deste artigo.§ 5º O teor e a integridade dos documentos enviados na forma do § 3º são de responsabilidade dausuária ou do usuário externo, que responderá por eventuais adulterações ou fraudes nos termos da legislaçãocivil, penal e administrativa.§ 6º A impugnação da integridade do documento digital, mediante alegação de adulteração oufraude, dará início à diligência pa ra verificação do documento objeto da contvroérsia.§ 7º A Defensoria Pública poderá exigir, a seu critério, ou até que decaia seu direito de rever os atospraticados no processo, a apresentação, no prazo de 5 (cinco) anos, do original em papel de documento enviadopor usuária ou usuário externo.Art. 40. Para a abertura de um processo eletrônico deverão ser inseridos dados que possibilitema sua localização, recuperação e tratamento documental, mediante o preenchimento dos campos próprios dosistema, observados os seguintes requisitos:I - escolher adequadamente o tipo de processo, o qual poderá ser alterado, em caso de incorreção,por qualquer unidade na qual o processo esteja aberto;II - descrever a especificação do processo de forma objetiva, clara e ortograficamente correta, a qualpoderá ser alterada, em caso de incorreção ou incompletude, por qualquer unidade na qual o processo estejaaberto;III - classificar o processo por assunto pertinente ao tipo de processo a ser aberto, podendo serindicado múltiplos assuntos;IV - informar os dados dos interessados, que são as usuárias e usuários do sistema que deverão teracesso ao processo, sem prejuízo de futuras inclusões caso seja necessário;V - complementar a descrição do processo, caso necessário, utilizando o campo “Observações destaunidade”, visível apenas para as unidades que tiverem acesso ao processo e cujas informações somente poderãoser recuperadas, na pesquisa, pela unidade que as inseriu.Art. 41. Todos os processos administrativos eletrônicos do SEI deverão ser classificados com base noCódigo de Classificação de Documentos da Defensoria Pública, constante do plano de Gestão Documental.§ 1º A classificação por assunto será automaticamente inserida conforme a escolha do tipo deprocesso no ato da abertura do processo e não deverá ser alterada, exceto quando o SEI apresentar mais deuma classificação configurada, caso em que deverá ser mantida a classificação adequada e excluídas as demaisopções.§ 2º Na inclusão de documento, a classificação por assunto é facultativa, uma vez que predomina aclassificação atribuída ao processo.§ 3º O plano de Gestão Documental conterá, além do Código de Classificação de Documentos, atabela de temporalidade de Documentos e o manual de Gestão de Documentos, e será produzido por Comissãoconstituída para esta finalidade e publicado pela Defensoria Pública-Geral.Art. 42. Os atos processuais deverão ser realizados exclusivamente em meio eletrônico, excetoquando houver indisponibilidade do meio eletrônico cujo prolongamento cause dano relevante à celeridade doprocesso, mediante decisão expressa da autoridade competente.§ 1º No caso da exceção prevista no caput, os atos processuais poderão ser praticados segundoas regras aplicáveis aos processos em papel, assinados de próprio punho, podendo receber numeração manualsequencial provisória.§ 2º Superada a excepcionalidade, o processo deverá ser digitalizado, inserido no SEI paracontinuidade do trâmite, devendo justificar o ocorrido por meio de certidão assinada por servidora, servidor ouautoridade competente.§ 3º A ordem de prioridade e cronológica deve ser mantida na situação descrita no caput.Art. 43. As áreas responsáveis pelos processos operacionais da Defensoria Pública devem:I - quando necessário, alterar o tipo de cada processo que tramitar por sua unidade;II - criar e gerir as Bases de Conhecimento correspondentes aos tipos de processos afetos a seusprocessos operacionais, para orientar sua regular instrução processual;III - encaminhar, imediatamente, protocolização de documento de procedência externa comrequerimento de nível de acesso Restrito;IV - revisar, obrigatoriamente, o nível de acesso Restrito de Documento Preparatório após a decisãosubsequente;V - encaminhar à Autoridade competente a decisão sobre o pedido de vistas aos processos de suaresponsabilidade, e conceder o acesso se assim for decidido.Seção IDa Produção de DocumentosArt. 44. Os documentos digitais em formato de texto produzidos no âmbito da Defensoria Públicadevem ser elaborados por meio do editor de textos do SEI, observando o que segue:I - documentos gerados no SEI receberão Número SEI e, quando aplicável, numeração sequencialespecífica;II – qualquer usuária ou usuário interno poderá elaborar documentos, bem como assinar aqueles desua competência, em conformidade com normas aplicáveis;III - documentos que demandem análise preliminar formal de sua minuta devem ser elaborados eassinados por meio de tipo de documento próprio, de minuta, que não se confunde com o documento final a serposteriormente formalizado;IV - documentos que demandem assinatura de mais de uma usuária ou usuário devem serencaminhados somente depois da assinatura de todas as pessoas responsáveis pelo ato.§ 1º Quanto ao disposto no inciso IV, em se tratando de documentos redigidos por mais de umaunidade, caso necessário, esta característica deve ser destacada diretamente no teor do documento, indicandoas unidades participantes.§ 2º As assinaturas de elaboradores e demais responsáveis na hierarquia do órgão emissor dodocumento somente deverão ser apostas na evrsão definitiva para encaminhamento.§ 3º Quando o documento contiver elemento cuja formatação seja incompatível com o editor detextos, referido elemento poderá ser capturado para o SEI como documento externo, utilizando o formato PortableDocument Format (PDF) e com processamento de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR).§ 4º O limite do tamanho individual de arquivos para captura para o SEI de documentos externosserá de 200 (duzentos) megabytes, e, caso supere este tamanho, o arquivo deverá ser dividido em tantos blocosquantos forem necessários, de forma que nenhum deles exceda o limite estabelecido.§ 5º Os documentos digitais de áudio e vídeo devem ser gravados em formato de compressão quegaranta o menor tamanho de arquivo possível, mantendo-se sua inteligibilidade, de forma que cada arquivo nãoultrapasse o limite de que trata o § 4º.§ 6º Os documentos elaborados em atividades externas que necessitem de assinatura imediata porservidoras ou servidores da Defensoria Pública e terceiras pessoas poderão ser formalizados em meio físico eposteriormente digitalizados e capturados como documentos externos para o SEI.Art. 45. É permitido a usuária ou ao usuário utilizar certificado digital emitido pela ICP-Brasil paraassinar documentos, desde que possua características compatíveis com as disposições desta Resolução.§ 1º A autenticidade de documentos gerados no SEI pode ser verificada no endereço eletrônicoconstante no rodapé dos documentos assinados eletronicamente e mediante utilização do Código Verificador edo CRC do respectivo documento.§ 2º Os procedimentos de configuração da assinatura digital para utilização no SEI serão descritosem manual a ser elaborado pela Secretaria de Tecnologia da Informação.Art. 46. Documentos externos de texto devem ser inseridos no SEI em formato “Portable DocumentFormat (PDF)”.Seção IIDo RecebimentoArt. 47. É vedada à Administração a recusa imotivada de recebimento de documentos, devendoa Chefia do setor de Protocolo orientar a pessoa interessada quanto ao suprimento de eventuais falhas nodocumento e/ou na forma de apresentação.Art. 48. Quando admitidos, os documentos de procedência externa recebidos em suporte físico peloProtocolo da Defensoria Pública serão digitalizados e capturados para o SEI em sua integridade, observado que:I - a assinatura digital no SEI por servidora ou servidor público representa a conferência da integridadee autenticidade do documento digitalizado; e,II - documentos que contenham informações que devam ter seu acesso público limitado deverão serregistrados no SEI com a sinalização do adequado nível de acesso, em conformidade com o disposto na legislaçãopertinente.§ 1º O uso do SEI para o armazenamento de informação classificada em grau de sigilo ou restriçãoobservará as regras, limites e diretrizes estabelecidas nesta Resolução.§ 2º A conferência prevista no inciso I deste artigo deverá registrar se foi apresentado documentooriginal, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples.§ 3º Os documentos resultantes da digitalização de originais são considerados cópia autenticadaadministrativamente.§ 4º Os documentos resultantes da digitalização de cópia autenticada em cartório, de cópia autenticadaadministrativamente ou de cópia simples terão valor de cópia simples.§ 5º No recebimento de documentos de procedência externa em suporte físico, o setor de Protocolopoderá:I - proceder à digitalização imediata do documento apresentado e devolvê-lo imediatamente aointeressado, registrando no corpo do documento a data do recebimento e comprovante de devolução, antes desua digitalização;II - receber o documento em papel para posterior digitalização, considerando que:a) os documentos em papel recebidos que sejam originais ou cópias autenticadas em cartório serão,preferencialmente, devolvidos à parte interessada ou mantidos sob a guarda da Defensoria Pública, nos termosde sua tabela de temporalidade e destinação;b) quando a protocolização de documento original for acompanhada de cópia simples, atestar aconferência da cópia com o original, devolvendo o documento original imediatamente à parte interessada edescartando a cópia simples após sua digitalização;c) os documentos em papel recebidos que sejam cópias autenticadas administrativamente ou cópiassimples poderão ser descartados após realizada sua digitalização e captura para o SEI, nos termos do caput e §2º.§ 6º Na hipótese de ser impossível ou inviável a digitalização ou captura para o SEI do documentorecebido, este ficará sob a guarda da Defensoria Pública e será admitida sua tramitação física vinculada aoprocesso eletrônico pertinente.§ 7º Quando concluídos, os processos eletrônicos ficarão sujeitos aos procedimentos de gestãodocumental, incluindo a guarda permanente ou a eliminação, de acordo com o disposto na legislação pertinente.§ 8º No caso de documentos de procedência externa recebidos em suporte físico pelo Protocolocom indicação de informação sigilosa, não será efetivada sua digitalização no momento do recebimento noProtocolo, que os encaminhará à área competente sem violação do respectivo envelope, que procederá com suadigitalização e captura para o SEI.§ 9º O uso do SEI para o armazenamento de informação classificada em grau de sigilo observará asregras, limites e diretrizes estabelecidas pelo plano de Gestão Documental da Defensoria Pública.§ 10º A Administração Superior poderá exigir a apresentação do original do documento digitalizadoa seu critério.§ 11º Impugnada a integridade do documento digitalizado, mediante alegação motivada efundamentada de adulteração, deverá ser instaurado incidente para a verificação do documento objeto decontrovérsia.Art. 49. Não deverão ser objeto de digitalização nem captura para o SEI, exceto nos casos em quetais documentos venham a se tornar peças processuais:I - Jornais, revistas, livros, folders, propagandas e demais materiais que não caracterizam documentoarquivístico; e,II - Correspondências pessoais.Art. 50. O documento recebido em papel, que deve ser custodiado pela Defensoria Pública, deveráser digitalizado e ter o respectivo número SEI anotado em seu corpo antes de ser encaminhado para guarda.Art. 51. A recepção de documentos em formato eletrônico observará os seguintes requisitos:I - os arquivos eletrônicos deverão ser apresentados em “Compact Disc (CD)”, “Digital Versatile Disc(DVD)” ou “pen drive”;II - as mídias devem ser aprovadas pelo software de antivírus utilizado pela Defensoria Pública;III - a recepção de documento em formato eletrônico está condicionada à verificação de integridadedo arquivo entregue em formato digital, vedado o recebimento de documentos protegidos por senha.Art. 52. Documentos digitais de áudio, vídeo, plantas ou outros formatos cuja manutenção de suasfuncionalidades sejam determinantes para a instrução processual poderão ser capturados para o SEI nos formatospreviamente disponibilizados no sistema pelo seu órgão gestor.Parágrafo único. Os documentos arquivísticos digitais de áudio e vídeo devem ser gravados emformato compactado que garanta o menor tamanho de arquivo possível, mantendo-se sua inteligibilidade, nãoultrapassando o limite 200 (duzentos) megabytes, e, caso o arquivo supere referido tamanho, deverá ser divididoem tantos blocos quantos forem necessários.Art. 53. O documento apresentado em formato eletrônico será copiado no ato do protocolo,devolvendo-se para a parte interessada o dispositivo físico utilizado.Seção IIIDo peticionamento eletrônicoArt. 54. O peticionamento eletrônico será registrado automaticamente pelo SEI, que fornecerá reciboeletrônico de protocolo, contendo pelo menos os seguintes dados:I - número do processo correspondente;II - lista dos documentos enviados com seus respectivos números de protocolo;III - data e horário do recebimento da petição; eIV - identificação do signatário da petição.Art. 55. Os documentos originais em meio físico cuja digitalização seja tecnicamente inviável, assimcomo os documentos nato-digitais em formato originalmente incompatível, em formato não listado como aceitopelas normas vigentes ou de tamanho superior ao suportado pelo sistema, deverão ser apresentados fisicamenteno Protocolo da Defensoria Pública, independentemente de manifestação do setor.§ 1º A petição a que se refere o caput indicará expressamente os documentos que serão apresentadosposteriormente.§ 2º A apresentação posterior do documento em meio físico não exime a parte interessada doatendimento do prazo processual.Art. 56. A utilização de correio eletrônico ou de outros instrumentos congêneres não é admitida parafins de peticionamento eletrônico, ressalvados os casos em que a Defensoria Pública-Ger al autorizar.Seção IVDa DigitalizaçãoArt. 57. Todo documento que for digitalizado deve observar os seguintes procedimentos:I - ser submetido à conferência por servidora ou servidor público;II - ser digitalizado em formato “Portable Document Format (PDF)”, com utilização de processamentode reconhecimento óptico de caracteres (OCR), sempre que possível, de forma a garantir que seu conteúdo sejapesquisável;III - ser digitalizado com resolução mínima de 200 dpi (dots per inch ou pontos por polegada);IV - o documento e seus anexos poderão ser digitalizados em um único arquivo eletrônico até otamanho máximo de 200 (duzentos) megabytes;V - caso haja necessidade de apresentação de documentos cujo arquivo digital supere os 200(duzentos) megabytes, o arquivo deverá ser dividido em tantos blocos quantos forem necessários, de forma quenenhum deles exceda o limite estabelecido.Art. 58. Na conferência do documento digitalizado, a usuária ou o usuário deve informar se foiapresentado documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente, ou cópiasimples, registrando no campo “Tipo de Conferência”, tal informação.Art. 59. O objeto cuja digitalização não seja tecnicamente possível deve ser convertido em arquivoeletrônico por meio alternativo, tal como captura de vídeo, imagem fotográfica ou áudio, de modo a viabilizar asua inserção nos autos.Parágrafo único. Caso o objeto referido no caput não possa ser convertido em arquivo eletrônico,deverá ser identificado como documento físico vinculado ao processo e enviado à Defensoria Pública-Geral, ou aquem dela receber delegação, para custódia.Seção VDa Juntada, Exclusão e CancelamentoArt. 60. Considera-se documento juntado ao processo o nato digital e o externo que permaneceremno processo após o envio a outra unidade.Parágrafo único. O documento nato digital que não estiver assinado no momento do envio doprocesso a outra unidade, não será considerado juntado ao processo.Art. 61. Poderão ser excluídos, conforme regras próprias do SEI:I - documento sem assinatura;II - documento assinado, desde que não tenha sido visualizado por outras unidades e que o processodo qual faça parte não tenha sofrido trâmite e conclusão na unidade; eIII - processo, desde que não tenha sido enviado para outra unidade e não possua documentos;IV - documentos que ainda não tenham sido juntados ao processo, consideradas minutas, semqualquer valor legal.Parágrafo único. Os documentos e processos excluídos deixarão de ser exibidos na árvore dedocumentos do processo e não poderão ser recuperados.Art. 62. Os documentos oficiais assinados e tramitados, juntados ao processo, somente poderão sercancelados por determinação formal da Defensoria Pública-Geral.§ 1º A determinação de que trata o caput será autorizado mediante documento escrito, cujo NúmeroSEI e teor resumido devem constar do campo motivo para cancelamento do documento no SEI.§ 2º Quando o documento a ser cancelado tiver sido assinado por diversas autoridades, o Termode Cancelamento de Documento de que trata o caput deverá ser assinado pela Defensora Pública-Geral ou peloDefensor Público-Geral.§ 3º É vedado o cancelamento de documento declarado inválido, independente da motivação, tendoem vista a necessidade de acesso para fins de comprovação da instrução processual.§ 4º É vedado o cancelamento de documento que tenha servido de fundamentação para a produçãode decisões ou manifestações técnicas, inclusive de outras unidades.§ 5º O documento cancelado continuará a ser apresentado na árvore de documentos do processo,porém tornar-se-á inacessível.§ 6º É discricionário ao responsável concluir o processo e iniciar novo procedimento, no caso em queo documento invalidado comprometa o objeto analisado.Art. 63. É vedada a exclusão e o cancelamento de documento assinado por outro órgão, seja públicoou privado.Art. 64. A anulação e a revogação de ato administrativo devem obedecer aos trâmites legais, sendovedado cancelar no SEI o documento referente ao ato anulado ou revogado.Seção VIDo Arquivamento e Do DescarteArt. 65. Os processos eletrônicos serão mantidos até que cumpram seus prazos de guarda, conformedefinido na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo e em procedimentos estabelecidosno Plano de Gestão de Documentos, obedecendo aos seguintes critérios:I - o arquivamento dos documentos será realizado de forma lógica, iniciando-se a contagem detemporalidade quando todas as unidades nas quais o processo esteja aberto indicarem sua conclusão diretamenteno sistema;II - os documentos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de acordo com odisposto na legislação pertinente, com exceção dos casos de devolução imediata dos originais à usuária ou aousuário externo;III - os processos e documentos em suporte físico convertidos para eletrônico e os documentosrecebidos em suporte físico no curso do processo cumprirão o mesmo prazo de guarda do processo eletrônicocorrespondente.Parágrafo único. Os processos que, por sua natureza, necessitem permanecer acessíveis enquantoperdurar a vigência de determinado ato, acaso não sejam de guarda permanente, somente poderão ter suadestinação final depois de verificada a extinção da vigência do ato correspondente.Art. 66. Poderão ser criadas, no SEI, unidades de fluxo de trabalho não constituídas formalmentena estrutura organizacional, para fins de recebimento e trâmite de processos correspondentes a atividades quegerem demandas expressivas de movimentação, as quais deverão estar vinculadas a uma unidade administrativaformal.§ 1º As unidades referidas no caput receberão o Número Único de Protocolo – NUP, da unidadeadministrativa formal à qual se vinculam.§ 2º A autoridade responsável na unidade administrativa deverá formalizar solicitação fundamentadade criação de unidade de fluxo de trabalho, direcionada ao Grupo Gestor do SEI, e fornecer os nomes dasservidoras e dos servidores que nela atuarão.Seção VIIDa assinatura eletrônicaArt. 67. Os documentos eletrônicos produzidos e geridos no SEI terão garantia de integridade, deautoria e de autenticidade, mediante utilização de Assinatura Eletrônica nas seguintes modalidades:I - Assinatura digital, baseada em certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciadajunto à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil); ou,II - Assinatura cadastrada, mediante login e senha de acesso da usuária ou do usuário.§ 1º As assinaturas digital e cadastrada são de uso pessoal e intransferível, sendo responsabilidadedo titular sua guarda e sigilo.§ 2º A autenticidade de documentos gerados no SEI-DPMS pode ser verificada no endereço eletrônicoindicado na tarja de assinatura e declaração de autenticidade no próprio documento, com uso dos CódigosVerificador e CRC.CAPÍTULO IXDOS NÍVEIS DE ACESSOArt. 68. Ao iniciar um processo ou incluir um documento no SEI a usuária ou o usuário deve classificáloquanto ao nível de acesso, que pode ser:I - público, com acesso garantido e sem formalidades por qualquer usuária ou usuário cadastrado nosistema e cujo acesso à sociedade dar-se-á sem quaisquer restrições;II - restrito, com acesso ao conteúdo dos documentos limitado às usuárias e aos usuários vinculadosàs unidades por onde o processo tramitar;III - sigiloso, quando o acesso aos documentos e ao processo é exclusivo às usuárias e aos usuárioscredenciados aos quais fora atribuída permissão específica para atuar no processo.Art. 69. Os processos e documentos no SEI devem, em regra, ter nível de acesso público e,excepcionalmente, restrito ou sigiloso.Parágrafo único. A detentora ou o detentor do processo eletrônico deverá, segundo legislaçãoaplicável, definir ou redefinir o nível de acesso sempre que necessário, ampliando ou limitando seu acesso,especialmente quando não mais subsistir a situação de fato ou de direito que justifique a atribuição de nível deacesso restrito ou sigiloso.Art. 70. A classificação com nível de acesso restrito ocorre quando o processo e/ou documentocontenha informação referente a:I - documentos preparatórios: que subsidiam decisões, tais como notas técnicas, pareceres, minutasde ato normativo.II - documentos que contenham informações pessoais: que trazem informações sobre pessoaidentificada ou identificável e que são restritas a servidoras e servidores legalmente autorizados e a própriapessoa:a) dados relativos a documentos de identificação pessoal: RG, CPF, Título de Eleitor, Documento deReserva, dentre outros;b) informações sobre o estado de saúde da servidora ou do servidor ou familiares;c) informações financeiras ou patrimoniais de determinada pessoa;d) informações sobre alimentandas, alimentandos, dependentes ou pensionistas;e) endereço pessoal ou comercial de determinada pessoa;f) número de telefone ou endereço eletrônico de determinada pessoa; eg) origem racial ou étnica, orientação sexual, convicções religiosas, filosóficas ou morais; opiniõespolíticas, filiação sindical, partidária ou a organizações de caráter religioso, filosófico ou político.III - documentos que contenham outras hipóteses de restrição de acesso.§ 1º A restrição de acesso aos documentos e manifestações produzidas pela Defensoria Públicaaplica-se até o momento em que haja posicionamento final sobre o objeto do documento ou proc.esso§ 2º O trâmite de um processo restrito pode ser visualizado por qualquer usuária ou usuário, mas oseu conteúdo será visto apenas pelas unidades por onde o processo tramitar.§ 3º A inclusão de um documento restrito em um processo público torna todo o processo restrito.Art. 71. O nível de acesso sigiloso observará os termos da legislação vigente, sendo que a inclusãode um documento classificado como sigiloso em um processo público ou restrito, torna todo o processo sigiloso.Art. 72. Qualquer pessoa que tenha informações incluídas no sistema poderá solicitar à pessoaresponsável pela autuação, a atribuição de nível de acesso, mediante solicitação formal para tratamento sigilosode seus dados e informações.Parágrafo único. A usuária ou o usuário deve imediatamente informar o teor da solicitação à DefensoriaPública-Geral e, até que exista decisão definitiva sobre a solicitação, a pessoa responsável pela autuação deveráatribuir nível de acesso sigiloso, com vistas a salvaguardar a informação possivelmente sigilosa.Art. 73. Expirada a causa do sigilo deve ser alterada a classificação do processo ou documento,conforme o caso.Art. 74. O enquadramento de processo e/ou documento no âmbito do SEI como de acesso restritoou sigiloso não impede o pedido de informações sobre seu conteúdo, tampouco o pedido de vista, nem pode serutilizado como justificativa para a negativa de acesso, devendo a solicitação ser apreciada e decidida com baseno sigilo das informações contidas no processo e/ou documento.CAPÍTULO XDA TRAMITAÇÃO DOS PROCESSOSArt. 75. A tramitação de processos administrativos, no âmbito da Defensoria Pública, dar-se-ásomente no SEI, sendo vedado o cadastramento em outros sistemas com a finalidade de controle da tramitação.§ 1º A tramitação no SEI não oferece a emissão de comprovante de recebimento do processo, sendoo envio e o recebimento registrados automaticamente pelo sistema.§ 2º A unidade é responsável pelo processo desde o momento em que este lhe foi encaminhado, nãohavendo, no âmbito do SEI, a situação de processo em trânsito.§ 3º Em caso de erro na remessa de processo eletrônico, as seguintes providências poderão seradotadas:I - a unidade remetente poderá promover o retorno do processo, caso a unidade de destino não otenha recebido;II - a unidade de destino poderá promover a devolução do processo ao remetente ou o envio para aárea competente.Art. 76. O processo poderá ser encaminhado concomitantemente a múltiplas unidades.Parágrafo único. O processo poderá ser mantido aberto na unidade enquanto for necessária acontinuidade simultânea de sua análise.Art. 77. O processo só poderá ser encerrado em definitivo por determinação da Defensoria Pública-Geral ou da Secretaria na qual findar o trâmite.Parágrafo único. A reabertura de processo já encerrado deverá ser acompanhada de inclusão deinformação que fundamente a prática do ato.Art. 78. O sobrestamento de processo é sempre temporário e deve ser precedido de determinaçãoformal constante do próprio processo ou de outro processo a partir do qual se determina o sobrestamento,observada a legislação pertinente.§ 1º O documento no qual consta a determinação de sobrestamento, seu Número SEI e seu teorresumido devem constar do campo motivo para sobrestamento do processo no SEI.§ 2º O sobrestamento deve ser removido quando não mais subsistir o motivo que o determinou ouquando for formalizada a retomada de sua regular tramitação.Art. 79. O relacionamento de processos será efetivado quando houver a necessidade de associar umou mais processos entre si, para facilitar a busca de informações.Parágrafo único. O relacionamento de processos não se confunde com o sobrestamento ou anexação,não havendo vinculação entre suas tramitações, que continuam a ocorrer de forma autônoma.Art. 80. A anexação de processos será realizada quando pertencerem a mesma parte interessada,ou tratarem do mesmo assunto e devam ser analisados e decididos de forma conjunta.Parágrafo único. A anexação de processos deve ser precedida de determinação formal fundamentadada Defensoria Pública-Geral ou de quem dela receber delegação.CAPÍTULO XIDO PEDIDO DE VISTA E CÓPIAArt. 81. A parte interessada, a parte autora, ou representantes legais poderão solicitar vista ou cópiado processo e/ou documento, de forma integral ou parcial, devendo o pedido ser instruído com documento deidentificação da pessoa interessada e mediante requerimento dirigido à Defensoria Pública-Gearl.§ 1º O requerimento referido no caput será autuado como processo do tipo “Pedido de Vista” ou“Pedido de Cópia”.§ 2º Cada requerimento ensejará a autuação de um novo processo, e poderá conter pedido de vistade documentos relativos a diversos processos.§ 3º Qualquer pessoa poderá ter vista de processos por meio de acesso externo, desde que consteno pedido de vista.Art. 82. O acesso a processo mediante pedido de vista será realizado junto ao setor de Protocolo daDefensoria Pública.Art. 83. O pedido de cópia no âmbito do SEI, será atendido nas modalidades digitalizada ou impressa.CAPÍTULO XIIDA CONVERSÃO DE PROCESSO FÍSICO EM ELETRÔNICO E DA TRAMITAÇÃOArt. 84. Os processos físicos serão convertidos em processo eletrônico, nos prazos estabelecidos noart. 4º, II desta Resolução.§ 1º Os processos físicos, após a conversão, terão sua tramitação interrompida, prosseguindo-seapenas com o processo eletrônico.§ 2º A preservação e guarda dos processos físicos ficarão a cargo da Secretaria de GestãoAdministrativa.Art. 85. A conversão de processo físico em processo eletrônico ocorrerá de forma integral, obedecendoos seguintes procedimentos:I - o processo deverá ser iniciado com o arquivo correspondente a sua capa do processo e em seguidacom a digitalização das demais folhas que compõem o processo;II - serão digitalizadas as faces das folhas que possuam conteúdo;III - no processo que possuir mídia física juntada, deve ser aposta folha remissiva referenciando-a,sendo seu conteúdo compactado, preferencialmente, em um único arquivo e capturado para o SEI;IV - as folhas sigilosas não devem compor os representantes digitais dos volumes, devendo serdigitalizadas e capturados para o SEI em arquivos apartados sigilosos, separados em arquivo individual para cadaconjunto de documentos sobre os quais incidir a mesma hipótese legal de sigilo e for sujeito a acesso pela mesmaparte interessada;V - o primeiro documento gerado no SEI, logo após a captura dos arquivos, deve ser o ANEXO II –TERMO DE ENCERRAMENTO DE TRÂMITE FÍSICO desta Resolução, assinado pela usuária ou usuário responsávelpela conversão, no qual será registrada a conversão do processo em suporte físico para eletrônico.§ 1º Nos casos de processos apensados fisicamente, cada processo será convertido individualmente,e relacionados no SEI.§ 2º O Termo de Encerramento de Trâmite Físico deverá ser aberto e assinado eletronicamente noSEI, devendo uma cópia ser anexada ao processo físico.Art. 86. O processo objeto da conversão para o suporte eletrônico deve ser cadastrado no SEI pelaSecretaria responsável pelo processo, com seu número já existente e mantidos a parte interessada e a data deautuação do processo, por meio das seguintes etapas:§ 1º A unidade de protocolo ou arquivo que receber ou precisar tramitar processo físico não cadastradono SEI, deverá acessar o sistema e proceder as seguintes ações:I - selecionar a opção “Iniciar Processo”, escolher o tipo de processo, que deverá ser idêntico ao“assunto” do processo físico;II - no campo protocolo a usuária ou o usuário deverá selecionar a opção “Informado”, registrando onúmero e data de autuação, que deverão ser idênticas as do processo físico;III - o campo “Especificação” deverá ser preenchido com a informação do “Resumo” do processofísico. Caso a quantidade de caracteres não seja suficiente, incluir a parte não digitada no campo “Observaçõesdesta Unidade”;IV - a usuária ou o usuário não deverá preencher o campo “Classificação por Assunto”;V - o campo “Observações desta Unidade” deverá ser utilizado para complementar as informações docampo “Especificação” e poderá receber informações pertinentes ao processo físico;VI - no campo “Nível de Acesso” a usuária ou o usuário deverá selecionar a opção “Público”, salvandoas informações, momento em que o processo será registrado no SEI e poderá receber documento e/ou tramitado.§ 2° A unidade que realizar a reautuação do processo físico deverá acessar o Sistema Eletrônico deProcesso da Defensoria Pública.I - selecionar a abas “situação” e descrever o novo número do processo no SEI;II – no campo “Encaminhado p/”, selecionar a opção “REAUTUADO NO SEI”, salvando as informaçõesalteradas.CAPÍTULO XIIIDA CLASSIFICAÇÃO POR ASSUNTOArt. 87. Todos os processos e documentos do SEI devem ser classificados com base no Códigode Classificação por Assunto, definido em Tabela de Temporalidade a ser elaborada pela Comissão de GestãoDocumental da Defensoria Pública, e publicado pela Defensoria Pública-Geral.Art. 88. A classificação por assuntos é inserida automaticamente após a escolha do tipo de processo,sendo possível alterá-la pela própria usuária ou usuário.Art. 89. A eliminação de documentos e processos eletrônicos será autorizada pela Defensoria Pública-Geral.Art. 90. Os processos eletrônicos de guarda permanente deverão receber tratamento de preservaçãopreviamente estabelecidos pela Secretaria de Tecnologia da Informação, de forma que não haja perda ou corrupçãoda integridade das informações.CAPÍTULO XIVDA DISPONIBILIDADE DO SISTEMAArt. 91. O SEI-DPMS e sistemas integrados estarão disponíveis 24 (vinte e quatro) horas por dia,ininterruptamente, ressalvados os períodos de indisponibilidade em razão de manutenção programada ou pormotivo técnico.§ 1º As manutenções programadas do sistema serão sempre informadas com antecedência, emsítio próprio da Defensoria Pública na Internet, e realizadas, preferencialmente, no período da 0 (zero) horados sábados às 22 (vinte e duas) horas dos domingos ou da 0 (zero) hora às 6 (seis) horas nos demais dias dasemana.§ 2º Será considerada por motivo técnico a indisponibilidade do SEI-DPMS quando:I - for superior a 3 (três) horas, ininterruptos ou não, se ocorrida entre as 6 (seis) horas e as 23(vinte e três) horas; ouII - ocorrer entre as 23 (vinte e três) horas e as 23 horas e 59 minutos.§ 3º A indisponibilidade do sistema de Protocolo Digital por motivo técnico no último dia do prazoprorroga-o para o primeiro dia útil seguinte à resolução do problema.Art. 92. Identificada a indisponibilidade do Protocolo Digital por motivo técnico por mais de 24 (vintee quatro) horas seguidas, a Defensoria Pública-Geral poderá suspender o curso de todos os prazos processuaisem ato que será publicado na intranet e no DOE.Art. 93. A indisponibilidade dos sistemas definida no § 2º do art. 91 será atestada por sistema demonitoramento da área de tecnologia da informação da Defensoria Pública, a qual promoverá seu registro emrelatórios de interrupções de funcionamento a serem divulgados em página própria no Portal da DefensoriaPública na internet, devendo conter pelo menos as seguintes informações:I - data, hora e minuto do início e do término da indisponibilidade; e,II - serviços que ficaram indisponíveis.Art. 94. Considera-se indisponibilidade do SEI-DPMS a falta de oferta dos seguintes serviços aopúblico externo:I - consulta aos autos digitais;II - peticionamento eletrônico diretamente pelo SEI-DPMS ou em sistema integrado; ouIII - assinatura de documentos digitais.Parágrafo único. Não se caracterizam indisponibilidade do SEI-DPMS as falhas de transmissão dedados entre a estação de trabalho da usuária ou do usuário externo e a rede de comunicação pública, assim comoa impossibilidade técnica que decorrerem de falhas nos equipamentos ou programas da usuária ou do usuário.CAPÍTULO XVDOS PRAZOS E DAS COMUNICAÇÕES ELETRÔNICASArt. 95. Para todos os efeitos, os atos processuais em meio eletrônico consideram-se realizados nodia e na hora do registro pelo SEI-DPMS.§ 1º Quando o ato processual tiver que ser praticado em determinado prazo, serão consideradostempestivos os efetivados até às 23 horas e 59 minutos e 59 segundos do último dia do prazo, tendo sempre porreferência o horário oficial de Brasília.§ 2º A indisponibilidade do SEI-DPMS por motivo técnico no último dia do prazo suspenderá acontagem para o primeiro dia útil seguinte à resolução do problema.CAPÍTULO XVIDAS DISPOSIÇÕES FINAISArt. 96. O uso inadequado do SEI fica sujeito à apuração de responsabilidade, na forma da legislaçãovigente.Art. 97. Compete à Secretaria de Tecnologia da Informação a adoção das medidas necessárias àcriação, no sistema SEI, das unidades administrativas, bem como à liberação dos acessos previstos no art. 8º dapresente Resolução.Parágrafo único. A Secretaria de Tecnologia da Informação providenciará junto a cada unidadeadministrativa a ser criada, o preenchimento do ANEXO I - TERMO DE ACESSO E RESPONSABILIDADE e adotaráas demais medidas necessárias ao cumprimento do cronograma disposto no art. 4º desta Resolução.Art. 98. Os atos processuais praticados no SEI serão considerados realizados no dia e hora dorespectivo registro eletrônico, conforme horário oficial de Basrília e legislação processual aplicáevl.Art. 99. As unidades devem recusar processos e documentos que estiverem em desacordo comeste Regulamento, restituindo-os às unidades que os encaminharam, especialmente aqueles em suporte físico,quando deveriam ter sido remetidos pelo SEI.Art. 100. Os processos arquivados não serão digitalizados, salvo os que forem desarquivados.Art. 101. O uso do Sistema de Atendimento ao Público (SAP) continua restrito aos procedimentos daatividade-fim.Art. 102. As dúvidas e casos omissos serão dirimidos pela Defensoria Pública-Geral.Art. 103. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.Campo Grande, 03 de junho de 2022.PATRÍCIA ELIAS COZZOLINO DE OLIVEIRADefensora Pública-Geral ePresidente do Conselho SuperiorANEXO I(Resolução DPGE n. 279/2022)DEFENSORIA PÚBLICA DE MATO GROSSO DO SULDEFENSORIA PÚBLICA-GERAL DO ESTADOTERMO DE ACESSO E RESPONSABILIDADEINFORMAÇÕES PESSOAIS:Nome:CPF:Login do Portal da Defensoria:Vínculo:Defensor(a): Servidor(a): Estagiário(a): Terceirizado(a):INFORMAÇÕES DA UNIDADE ADMINISTRATIVAÓrgão Descrição da Unidade CódigoSOLICITAÇÃOCadastro: Alteração de cadastro: Exclusão de cadastro:Manter lotação atual: SIM NÃOINFORMAÇÕES IMPORTANTES:Ø O acesso concedido ao sistema é de uso pessoal, intransferível e de conhecimento exclusivo;Ø É de inteira responsabilidade do usuário e da usuária todo e qualquer prejuízo causado pelo fornecimentode sua senha pessoal a terceiros, independente do motivo;Ø Troque sua senha pessoal pelo menos uma vez ao mês ou quando sentir necessidade;Ø É necessário anexar ao cadastro uma cópia do documento de identificação (frente e verso). Se o documentonão possuir número de CPF, anexar uma cópia do CPF;Ø O usuário ou usuária reconhece e se responsabiliza pela realização por meio eletrônico de todos os atos ecomunicações processuais entre os usuários do SEI/DPMS;Ø A assinatura do Titular da Unidade ou substituto legal é obrigatória.Ciente das responsabilidades que me confere a atual conta, ASSINO o presente TERMO.Local e data,________________________Usuário(a)________________________Titular da UnidadeCargo:ANEXO II(Resolução DPGE n. 279/2022)TERMO DE ENCERRAMENTO DE TRÂMITE FÍSICOProcesso nº :_________________________________________________________Interessado(a): _________________________________________________________O processo em epígrafe foi convertido, em sua totalidade, do suporte físico para eletrônico e inseridono Sistema Eletrônico de Informações – SEI, em conformidade com a Resolução DPGE n. 279/2022, mantendo omesmo número do processo em suporte físico e interessado.A conversão foi registrada no processo eletrônico e físico, sendo o processo físico arquivado naSecretaria de Gestão Administrativa para eventuais consultas.Fica encerrada a tramitação do processo em suporte físico, sendo permitida apenas a juntada físicade novos documentos externos não descartáveis apresentado no curso do processo eletrônico, para, a partir deentão, ter continuidade de sua instrução e tramitação somente por meio do Sistema Eletrônico de Informações.O processo originalmente, em suporte físico, era composto de:- Quantidade de Volume:_________________________________________________- Quantidade de Páginas: __________________________________________________- Quantidade de Mídias: __________________________________________________- Processo Anexado: _____________________________________________________- O processo eletrônico, resultante da presente conversão, ficou composto da seguinte forma:- Quantidade de Páginas digitalizadas na conversão:____________________________- Quantidade de Mídias: __________________________________________________- Desconformidades constatadas: ___________________________________________- Os arquivos PDF oriundos da digitalização da documentação em suporte físico foram devidamente submetidosa procedimento de conferência e autenticação por servidor público.- Os documentos do processo selecionado foram digitalizados pela ______________(Unidade responsável pelaconversão e Órgão).- A conclusão do procedimento de conversão deu-se na data de assinatura do presente Termo.Local e Data.Assinatura(Usuário responsável pela Conversão)