Muito tem se falado ultimamente sobre “Compliance” nas empresas através das mídias falada e escrita porém de forma mais genérica, chamando à atenção para a importância da implantação de uma nova cultura nas empresas que atente para ética e a concorrência leal, observando ainda, a necessidade de difundir entre colaboradores, clientes, fornecedores e outros entes com que tenha contato este ideal, um novo modo de pensar e proceder.

Importante observar à atenção para a conscientização global sobre a necessidade da implantação do “Compliance” como meta, amparada especialmente pela OCDE (Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico).

Com efeito o movimento mundial crescente na afirmação do controle e da governança das empresas se faz cada vez mais presente.

A Alemanha, por exemplo, tende a responsabilização total não só do “compliance officer” como também dos conselheiros; nos Estados Unidos da América a responsabilização do “compliance officer” está restrita as suas responsabilidades; o Japão reviu recentemente (março de 2017) o seu código de governança; a UK estimula a governança através da concentração na cultura e estratégia das empresas; a Índia recomenda aos conselhos que estimulem a aplicação da cultura corporativa e de seus valores; a Nova Zelândia está revendo seu código de governança; a África do Sul estabeleceu a importância de uma cultura ética como parte da governança efetiva; no Brasil diversos estados já impõe a necessidade da existência de uma área específica de “Compliance” e a legislação nativa já começa a se firmar tanto na área administrativa como na área penal e civil.

Doravante os administradores e conselheiros das empresas devem se atentar sobre a sua crescente responsabilização frente às questões que envolvem especialmente a ética e a concorrência leal nos negócios.

Entretanto, uma parte específica e de suma importância tem sido pouco explorada, qual seja, o “Compliance Tributário”.

No tocante a área tributária o dever de estar em conformidade com os procedimentos negociais tem, em seu bojo, a necessária verificação de todos os passos desencadeados para o correto exercício empresarial, iniciando pela forma mais atenta pela escolha de seus parceiros, perfeita identificação da operação realizada e da classificação dos produtos adquiridos, alíquotas a serem aplicadas, preenchimento apropriado de todos os campos devidos na nota fiscal, revisão destes dados para perfeita alimentação das informações a serem prestadas aos fiscos.

Da mesma sorte o armazenamento de dados, controle de estoque e da produção (o temido bloco K do Sped), eventual reclassificação ou nova classificação em razão da utilização ou transformação do produto e, finalmente a venda do seu produto ao cliente, também com as devidas precauções no entendimento da legislação a ser aplicada a cada operação específica, atentando-se ao local de entrega, alíquota aplicada, classificação fiscal e casos de substituição tributária.

Como se observa estar em “Compliance”, principalmente na área tributária, não é tarefa muito fácil e está a exigir das empresas não só funcionários capacitados, como também outros colaboradores que auxiliem no suporte necessário para que a empresa não incorra em erros involuntários, seja por interpretação equivocada da legislação, seja pela própria execução das tarefas tributárias delegadas pelo estado a terceiros e a própria empresa, que venham a implicar em sanções administrativas.

A este grupo de colaboradores, internos e externos, veio se unir, de forma definitiva e imprescindível, a inteligência artificial, softwares que se prestam ao auxílio do controle de diversas áreas na empresa, apesar de que alguns deixam a desejar em certos aspectos, por vezes mais específicos para o usuário, além do que os custos destes programas ocasionalmente são dispendiosos.

Trago aqui a experiência da utilização de um destes software, denominado Busca.Legal – T1, que através da computação cognitiva vem auxiliando diversas empresas (principalmente na área de supermercados) na identificação correta da aplicação da legislação local e federal quando da venda de determinado produto, seja na visão da indústria quando opera com o atacado, seja do atacado quando vende para o varejistas, ou, ainda, deste para o consumido final.

O que chama à atenção é a perfeita interação com o sistema a partir da simples informação do produto e a unidade Fiscal objeto da consulta.

Em pouco segundos uma lista contendo especificações do produto inserido será apresentada para escolha pelo consultor daquela que se enquadre na operação pretendida, em pouco tempo o programa irá trazer a sua percepção diversas informações como NCM, CFOP, CST, MVA, alíquota aplicável para o cálculo do ICMS, IPI, PIS e COFINS, bem como sua fundamentação legal e outros dados necessários e objetivos para perfeita identificação fiscal da operação, do ponto de vista de cada um dos operadores (indústria, atacado, varejo).

O Busca.Legal – T1 é um facilitador para o “Compliance Tributário” que pode ser utilizado por vários setores, e caso eventualmente algum produto não seja localizado, existe a possibilidade de solicitar-se a análise do mesmo para inclusão no sistema.

Programas como esse nasceram para auxiliar as empresas e os profissionais que as atendem na perfeita classificação dos produtos e a correta utilização de alíquotas com a respectiva base legal, o que vem ao encontro do “Compliance Tributário”.

É de suma importância as empresas estarem atentas ao “Compliance” em suas operações cotidianas, pois os fiscos estão aplicando multas, por vezes pesadas, para informações incorretas ou inconsistentes.

Em São Paulo, por exemplo, a implantação em curso do “Programa Nos Conformes” irá aplicar as empresas notas que poderão afetar o seu relacionamento com o fisco, devido a classificação que será realizada por este considerando aspectos de regularidade fiscal, conhecimento dos clientes e fornecedores, etc….

É mister observar que a nota obtida pela empresa perante o fisco estadual também poderá afetar as notas de seus clientes e fornecedores, desencadeando alguns problemas relacionais, que certamente afetarão o aspecto negocial tanto com seu cliente como com seu fornecedor.

Este aspecto de afetação poderá acarretar em perda de clientes e consequentemente em redução da receita, isto sem entrar na seara com o fisco estadual que certamente deslocará maior atenção a este contribuinte.

É, portanto, crucial que as empresas estejam atentas a estas mudanças de cenário e aos instrumentos baseados na inteligência artificial que vieram auxiliar no cumprimento da conformidade exigida hodiernamente, e neste sentido, que todos nós nos adaptemos a este tempo.