O SIMPLES NACIONAL é um sistema tributário criado por Lei Complementar (LC nº 123, de 14/12/2006) beneficiando as ME e as EPP que podem optar por esse regime simplificado de tributação, já tão popular no meio empresarial e contábil.
Mas as obrigações contábeis e tributárias do SIMPLES não se resumem apenas na DAS e na DEFIS. Temos também alguns livros fiscais obrigatórios.
Lógico que há alguns específicos para o tipo de negócio, como:
a) Registro de Entrada e Saída de Selo de Controle, caso seja exigível pela legislação do IPI;
b) Registro de Impressão de Documentos Fiscais, pelo estabelecimento gráfico para registro dos impressos que confeccionar para terceiros ou para uso próprio;
c) específicos pelos contribuintes que comercializem combustíveis;
d) Registro de Veículos, por todas as pessoas que interfiram habitualmente no processo de intermediação de veículos, inclusive como simples depositários ou expositores.
Entretanto, a maioria dos contribuintes do SIMPLES NACIONAL estão obrigados ter e escriturar os seguintes livros:
1) Caixa, no qual deverá estar escriturada toda a sua movimentação financeira e bancária. A apresentação da escrituração contábil, em especial dos livros Diário e Razão, dispensa a apresentação do livro Caixa;
2) Registro de Inventário, no qual deverão constar registrados os estoques existentes no término de cada ano-calendário, quando contribuinte do ICMS;
3) Registro de Entradas, modelo 1 ou 1-A, destinado à escrituração dos documentos fiscais relativos às entradas de mercadorias ou bens e às aquisições de serviços de transporte e de comunicação efetuadas a qualquer título pelo estabelecimento, quando contribuinte do ICMS;
4) Registro dos Serviços Prestados, destinado ao registro dos documentos fiscais relativos aos serviços prestados sujeitos ao ISS, quando contribuinte do ISS;
5) Registro de Serviços Tomados, destinado ao registro dos documentos fiscais relativos aos serviços tomados sujeitos ao ISS;
Dentre os livros citados acima – itens 1 a 5 – poderão ser dispensados, no todo ou em parte, pelo ente tributante da circunscrição fiscal do estabelecimento do contribuinte (município, por exemplo), respeitados os limites de suas respectivas competências.
Com relação ao livro Caixa, este deverá ser escriturado por estabelecimento e conterá termos de abertura e de encerramento assinado pelo representante legal da empresa e pelo responsável contábil legalmente habilitado, salvo se nenhum houver na localidade.
Entretanto os contribuintes do SIMPLES poderão adotar contabilidade simplificada para os registros e controles das operações realizadas, atendendo-se às disposições previstas no Código Civil e nas Normas Brasileiras de Contabilidade editadas pelo Conselho Federal de Contabilidade.
Os contribuintes do SIMPLES que receberem aporte de capital realizado por pessoa física ou por pessoa jurídica ou fundos de investimento, denominado investidor-anjo, na forma prevista nos artigos 61-A a 61-D da Lei Complementar 123/2006, deverá adotar a ECD – Escrituração Contábil Digital, dispensando-se, conforme o caso, os livros Caixa, diário e Razão.
Por sua vez, os Estados, Distrito Federal e Municípios poderão exigir a escrituração fiscal digital ou obrigação equivalente para a ME ou EPP optante pelo Simples Nacional, desde que:
– As informações eletrônicas sejam pré-escrituradas pelo ente federado, a fim de que o contribuinte complemente a escrituração com prestação de informações de:
a) documentos fiscais não eletrônicos;
b) classificação fiscal de documentos fiscais eletrônicos de entrada;
c) confirmação de serviços tomados;
– A obrigação seja cumprida:
1) mediante aplicativo gratuito, com link disponível no Portal do Simples Nacional;
2) com dispensa do uso de certificação digital, salvo nas hipóteses autorizadas.
Entretanto, essa permissão não se aplicará às informações relativas aos documentos fiscais:
a) não eletrônicos, cujos dados sejam transmitidos à Administração Tributária do ente federado de localização do emitente em face de programas de cidadania fiscal;
b) de entrada e de serviços tomados, quando a classificação fiscal de documentos fiscais eletrônicos de entrada ou a confirmação de serviços tomados forem efetuadas em sistema que possibilite a recepção eletrônica do documento, na forma estabelecida pela Administração Tributária do ente federado de localização do adquirente ou tomador.
Com exceção ao ISS, os livros e documentos fiscais previstos para os contribuintes optantes pelo Simples Nacional serão emitidos e escriturados nos termos da legislação do ente tributante da circunscrição do contribuinte, com observância do disposto nos Convênios e Ajustes Sinief que tratam da matéria, especialmente os Convênios Sinief s/nº, de 15-12-70, e 6, de 21-2-89, bem como o Ajuste Sinief 7, de 30-9-2005 (NF-e).
A importância em cumprir as obrigações com relação aos livros fiscais pode-se ver no Acórdão do CARF abaixo colecionado, verbis:
Número do processo: 19515.720249/2018-09
Turma: Primeira Turma Ordinária da Segunda Câmara da Primeira Seção
Câmara: Segunda Câmara
Data da publicação: Tue Jun 08 00:00:00 UTC 2021
Ementa: ASSUNTO: SIMPLES NACIONAL ANO-CALENDÁRIO: 2013 EXCLUSÃO. FALTA DE ESCRITURAÇÃO. NÃO IDENTIFICAÇÃO DA MOVIMENTAÇÃO FINANCEIRA. ESCRITURAÇÃO SIMPLIFICADA. NÃO OBSERVÂNCIA. Consoante o inciso VIII, do artigo 29 da Lei Complementar nº 123, de 2006, é cabível a exclusão de ofício das pessoas jurídicas do Simples Nacional quando constatada a falta de escrituração do Livro-Caixa ou não for possível a identificação da movimentação financeira, inclusive bancária. A Adoção da Interpretação Técnica Geral (ITG) 1000 aprovada pela Resolução CFC nº 1.418, de 2012, não desobriga a ME e EPP de manter a escrituração contábil uniforme dos seus atos e fatos administrativos que provocaram, ou possam vir a provocar, alteração do seu patrimônio. Tal norma estabelece que os lançamentos contábeis no Livro Diário devem ser feitos diariamente. Dispõe ainda que devem ser elaborados Balanço Patrimonial, Demonstração do Resultado e notas explicativas ao final de cada exercício social e o plano de contas simplificado deve ter no mínimo quatro níveis.
Número da decisão: 1201-004.878
Em outro julgado daquele conselho constatamos:
Número do processo: 10830.726329/2012-27
Turma: Primeira Turma Ordinária da Terceira Câmara da Primeira Seção
Câmara: Terceira Câmara
Data da publicação: Thu Oct 08 00:00:00 UTC 2020
Ementa: ASSUNTO: SIMPLES NACIONAL Ano-calendário: 2009, 2010 SIMPLES. EXCLUSÃO. LIVRO CAIXA. A falta de escrituração do livro caixa ou a sua escrituração de tal modo que não se permita a identificação da movimentação financeira, inclusive bancária, é motivo para que se exclua o contribuinte do Simples. A inexistência total ou parcial da escrituração comercial impõe ao optante do Simples escriturar o livro caixa regularmente, sob pena de verse excluído da sistemática.
Número da decisão: 1301-004.790
A falta da escrituração do LIVRO CAIXA enseja a EXCLUSÃO do contribuinte do SIMPLES NACIONAL e, como consequência passa a ser obrigado a contribuintes com todos os impostos e contribuições que estavam sintetizados no regime do SIMPLES.
Veja acórdão a seguir:
TJ-RO – APELAÇÃO CÍVEL: AC XXXXX20218220007
Ementa: Apelação. Mandado de Segurança. Direito tributário. Simples Nacional. Autuação e exclusão da empresa. Controle de legalidade. Possibilidade. Motivação do ato. Ausência de escrituração do livro-caixa. Ausência de exigibilidade. Recurso não provido.
1. O entendimento que prevalece na jurisprudência é de que a atuação judicial, no que diz respeito à revisão do ato administrativo, deve limitar-se ao exame de irregularidades formais e ilegalidades manifestas.
2. É legítima a exclusão do Simples Nacional, na forma do art. 29, VIII, da Lei nº 123/2006, na hipótese em que a empresa recusa o fornecimento da documentação necessária para a identificação de sua movimentação bancária. Precedente.
3. No caso, a falta de apresentação da escrituração do Livro Caixa não o foi de forma desmotivada, mas, sim, porque a empresa se enquadra no regime de Simples Nacional, em que a regulamentação não exige o respectivo livro (Art. 63, § 3º, Resolução 140/2018 do CGSN), de forma que arbitrária a exclusão realizada da empresa no tratamento tributário simplificado.
4. Recurso não provido. APELAÇÃO CÍVEL, Processo nº 7007828-83.2021.822.0007, Tribunal de Justiça do Estado de Rondônia, 2ª Câmara Especial, Relator (a) do Acórdão: Des. Miguel Monico Neto, Data de julgamento: 08/09/2023
Portanto, diante da obrigatoriedade de sua escrituração citaremos algumas verbas a serem escrituradas no livro in comento.
Concluindo, os contribuintes optantes pelo regime tributário do SIMPLES NACIONAL e seus contadores devem ficar atentos a legislação de seu estado e, principalmente, de seu município para verificar as obrigações contábeis e tributárias acrescidas por estes à legislação federal do SIMPLES, destacando o LIVRO CAIXA, cuja omissão poderá gerar a exclusão desse regime de tributação.