A Escrituração Contábil Digital (ECD) – também chamada de Sped Contábil – tem por objetivo a substituição da escrituração em papel pela escrituração transmitida em versão digital. Como parte do Sped (Sistema Público de Escrituração Digital), a ECD tem sido utilizada nos processos de auditoria fisco-contábil como elemento de prova tributária na identificação de operações das organizações. Isso já ocorre desde que o convênio Enat 01/2010 foi celebrado entre a Receita Federal do Brasil (RFB) e as Secretarias de Fazenda dos Estados e Distrito Federal.
A RFB determina que os contribuintes apresentem seus registros contábeis por meio da ECD ao projeto Sped. Com isso, a contabilidade do declarante é definida em leiaute específico que possibilita ao Fisco obter informações em formato determinado e padrão único. Tanto o leiaute quanto os diversos campos obrigatórios dos subsistemas do Sped facilitam as mais variadas análises e verificações, servindo como uma ferramenta de compliance para que a empresa identifique eventuais erros em rotinas tributárias e mantenha-se em conformidade com a legislação.
A apresentação dos livros que compõem a ECD (Livro Diário, Livro Razão com seus auxiliares, além do Livro Balancetes diários e balanços) deve ser feita pelas pessoas jurídicas obrigadas a manter escrituração contábil nos termos da legislação comercial, inclusive as equiparadas, as imunes e as isentas. Sua entrega deve ser feita até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira a escrituração, conforme IN RFB 1.774/2017.
Quanto à sua estrutura, o plano de contas deve conter no mínimo quatro níveis e é parte integrante da escrituração contábil da entidade, devendo seguir a estrutura patrimonial prevista nos arts. de 177 a 182 da Lei nº 6.404/1976. Na transmissão para a ECD devem constar apenas as contas contábeis que tenham saldo ou que tiveram movimento no período. Lançamentos contábeis, inclusive os de quarta fórmula (vários débitos e vários créditos) podem ser utilizados, desde que se refiram a um único fato contábil. Essas determinações são pacificadas pelo Conselho Federal de Contabilidade, pelo CTG 2001 (R3).
Nesta primeira ação de Compliance, declara-se o arquivo digital da EFD-ICMS/IPI com a totalidade das informações econômico-fiscais e contábeis correspondentes ao período compreendido entre o primeiro e o último dia do mês. Dessa forma, os setores fiscais devem possuir uma prática recorrente de conciliação e acompanhamento de estoques para a correta entrega da EFD-ICMS/IPI, de modo que os números sejam convergentes com os documentos fiscais escriturados durante o período fiscal. Relativo a todo o exercício relacionado aos estoques, na ECD constam saldos iniciais, a movimentação de entrada e saída de mercadorias do período, bem como os saldos finais, que sob a ótica do compliance, são os mesmos das escriturações fiscais mensais.
Em muitas organizações, contas contábeis analíticas de estoques agrupam muitas mercadorias. Uma recomendação nesse caso é que, para uma análise ampla, cada mercadoria tenha conta contábil própria. Quanto maior a sua evidenciação, melhor será a integração e identificação de divergências.
Com esta ação é possível identificar: posição dos estoques, créditos e débitos tributários, informações sobre o compra, venda e tempo destes estoques em poder e direito da organização.
Esta segunda ação de compliance tem relação com a contratação de um trabalhado sem vínculo de emprego e as incidências tributárias e previdenciárias vigentes ao período da contratação. Aos responsáveis pelo compliance cabe observar as normas acerca das retenções: do ISSQN, se assim for o caso, conforme natureza da prestação do serviço prevista em regulamento tributário municipal, bem como o percentual de tributação; da contribuição previdenciária ao INSS; e do Imposto de Renda, no caso do valor pactuado alcançar base de cálculo do imposto.
Suponhamos que em uma empresa houve a contratação de um prestador de serviço. Este serviço foi prestado na mesma data do contrato, bem como o seu pagamento. A contratação foi feita sem o conhecimento dos colaboradores das áreas tributária e de departamento de pessoal. No mesmo processo, outros dois pontos foram identificados: o colaborador responsável pelo pagamento desconhece sobreas retenções tributárias e previdenciárias e os encargos incidentes sobre esta contratação; e a integração do software de gestão e seus subsistemas não foi 100% parametrizada com regras contábeis e fiscais. As retenções, por conseguinte, não foram feitas, não houve prestação da informação nas obrigações acessórias (por exemplo: GFIP, DCTF, DIRF, DCTFWeb) referentes à contratação. No Sped Contábil, com a mensuração dos fatos contábeis desta contratação, é possível através da correlação com o plano de contas referencial da ECF-Escrituração Contábil Fiscal, visualizar o pagamento do serviço sem as retenções citadas acima. Essa correlação indica ao Fisco uma melhor evidenciação sobre os tributos e encargos discriminados nos registros próprios da contabilidade do declarante da ECD.
No Sped Contábil estão contidos, por conta do registro dos fatos patrimoniais e de resultado, os valores constantes nas demais obrigações acessórias – as 12 competências correspondentes a um exercício da EFD-ICMS/IPI e da EFD-Contribuições, por exemplo – fazendo com que tenhamos um importante aliado de compliance tributário.
Investir na qualidade da informação contábil, com o mapeamento de processos, a integração dos subsistemas e a qualificação de colaboradores são garantias para que as empresas atuem de maneira correta evitando riscos fiscais.